Instiintare referitoare la masurile luate si la modul de lucru adoptat de firma Socomec Romania referitoare la epidemia de COVID19

 

In contextul epidemiologic generat de epidemia de COVID 19 si pentru respectarea Starii de Urgenta decretata la nivelul statului roman precum si a tuturor regulilor instituite cu aceasta ocazie, firma Socomec Romania va anunta urmatoarele:

Masuri de protectie si mod de lucru

In vederea diminuarii riscurilor desfasurarea activitatii se va realiza, functie de tipul activitatii, in sistem ‘‘Remote‘‘ (de la domiciliu) pentru o parte din angajati,  respectiv lucrul la sediul firmei prin rotatie, astfel incat sa se limiteze  contactul cu oamenii din exteriorul firmei,  sa se evite circulatia documentelor in format hard copy cu transmitere directa intre persoane, sa se limiteze accesului persoanelor din afara societatii in firma.

Programul de lucru pentru angajatii  care vor lucra de acasa este cel obisnuit, acestia  desfasurandu-si activitatea prin intermediul mailurilor si a telefonului mobil dupa cum urmeaza:

 

Vanzari

Tot compartimentul de vanzari va lucra de acasa tinand legatura cu clientii si mentinand pe cat posibil continuitatea activitatii de ofertare si suport clienti, legatura cu acestia, realizandu-se atat prin intermediul mailurilor cat si telefonic. Se limiteza transmiterea /primirea documentelor pe suport hartie.

 

Financiar

Compartimentul financiar va lucra atat in sistem remote cat si de la birou, prin rotatie.

Toate facturile emise in aceasta perioada se vor tipari,  nu se vor stampila sau semna, se vor scana in format pdf  si se vor trimite clientilor pe mail de catre vanzatori.

Facturile in original, le vom trimite la o data ulterioara, prin curier.

 

Logistica

Personalul compartimentului logistica isi va continua activitatea atat la birou cat si remote, atunci cand este posibil.

La nivelul depozitului activitatea se va desfasura astfel incat sa se previna orice risc de contaminare, dar sa se poate face atat receptia marfurilor intrate cat si livrarile catre clienti. Se vor lua toate masurile astfel incat marfa ce este receptionata din zone afectate sa treaca printr-un proces de dezinfectare si depozitare de 48 de ore pentru a nu contamina nici depozitul propriu nici clientii ce vor ridica aceasta marfa. Am implementat măsuri speciale de siguranță atât pentru personalul societatii noastre  cât și în privința coletelor care vin din zonele de risc. Angajatii nostri folosesc mănuși și măști  si au fost instruiți cum se pot proteja și cum îi pot proteja pe clienții.

Datorita faptului ca nu avem informatii clare cu privire la persistenta pe suprafete a Covid -19, acest interval de timp pentru depozitare  poate sa creasca.

Rugam ca toti clientii si curierii sa respecte zonele de acces si cerintele noastre de manipulare a marfii si a actelor aferente transmise prin intermediul responsabililor din depozit.

 

Echipele Tehnice

Tehnicienii vor lucra de acasa, urmand sa plece la lucrari de acasa si nu vor trece pe la sediul Tehnic decat daca este necesar sa preia echipamentele sau piesele de schimb de care au nevoie in activitatea lor.

Nu vor interactiona cu clientii decat pentru a putea intra in locatia unde sunt amplasate echipamentele asupra carora trebuie intervenit, mentinand distanta de siguranta mai mare de 1,5m fata de personalul clientilor si respectand toate prevederile legale dar si cele specifice locatiilor clientilor din punct de vedere al preventiei contaminarii si a protectiei muncii generale.

Toate formalitatile si documentele conexe interventiilor se vor face doar in format electronic, urmand a fi trimise automat clientilor pe mail  la terminarea vizitei. Clientul va semna si va trimite pe mail hartia de mentenanta,  urmand ca aceste documente sa fie folosite in vederea facturarii.

Daca echipele noastre nu gasesc intelegere la clienti pentru aplicarea acestor reguli, acestea sunt instruite sa paraseasca locatia pentru evitarea riscurilor de contaminare.

Echipele noastre sunt instruite sa respecte toate prevederile de protectie anti contaminare impuse de clienti: purtarea mastilor si a “sosetelor” de protectie, sterilizarea mainilor si sculelor inainte de accesul in incinta locatiei clientului, etc.

 

Reglementari finale

In caz de contaminare sau in cazul in care exista suspiciunea ca ati fost in contact cu persoane contaminate cu Covid-19, atat angajatii Socomec cat si personalul clientilor sunt obligati sa anunte atat autoritatile cat si seful ierarhic, pentru stabilirea masurilor ce se impun.

Socomec Romania va comunica orice schimbare in modul de lucru al societatii din cauza modificarii situatiei legate de epidemia de COVID 19 si/sau a legislatiei promulgate la nivelul statului roman.

Echipa Socomec Romania va asigura de tot suportul pe timpul acestei perioade dificile pentru ca activitatea sa sufere cat mai putin.

Situația sanitară actuală poate avea un impact asupra termenelor de livrare declarate în oferta noastră comercială. Socomec Romania vă va informa  privind orice întârziere posibila, atunci cand este cazul, datorita crizei sanitare provocata de COVID-19. Facem toate eforturile comerciale rezonabile pentru a minimiza impactul acestei situații asupra relației cu toti clientii nostri. În orice caz, Socomec Romania nu poate fi în niciun fel responsabila pentru aceste întârzieri de livrare.