PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ALE CLIENȚILOR EXISTENȚI ȘI POTENȚIALI
Data intrării în vigoare: 01.06.2022
1. Cine suntem?
SOCOMEC (denumită în continuare „Socomec” sau „noi”) este o societate cu răspundere limitată înregistrată în Registrul comerțului și societăților din Strasbourg sub numărul 548 500 149 și al cărui sediu social este situat la 1 rue de Westhouse, 67230 Benfeld - Franța.
Scopul acestei politici este de a vă informa cu privire la principiile care guvernează modul în care colectăm, utilizăm și stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal în calitatea dumneavoastră de client Socomec, precum și principalele scopuri ale prelucrării efectuate. Poate fi completată cu diferite alte documente informative, în funcție de produsul/serviciul care vă este oferit de Socomec.
Vă invităm să citiți cu atenție această politică și să o consultați în mod regulat pentru a lua notă de orice modificări sau actualizări.
2. Care este cadrul legal și de reglementare aplicabil?
Socomec, în calitatea sa de operator de date, este obligat să prelucreze unele date cu caracter personal (mai exact, orice informații despre dumneavoastră care vă identifică personal în mod direct sau indirect) în conformitate cu reglementările aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal („Reglementări aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal”).
Acestea din urmă includ, în special, (i) legea privind prelucrarea datelor, fișierele și libertățile nr. 78-17 din 6 ianuarie 1978, cu modificările și actualizările aferente, (ii) Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare „GDPR”) și (iii) unde este aplicabil, textele adoptate în cadrul Uniunii Europene și legile locale care se pot aplica datelor cu caracter personal prelucrate în cadrul relației noastre.
3. Cum sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal?
3.1. Scopurile și temeiul juridic al prelucrării
Datele cu caracter personal pe care le colectăm sunt utilizate în următoarele scopuri, bazat pe temeiul juridic asociat acestora:
Prelucrare referitoare la relația comercială (cu excepția activităților de prospectare/fidelizare):
| Scopul prelucrării | Temeiul juridic |
|---|---|
|
Gestionare, calificare și răspuns la solicitări (de ex., de pe site-ul web, prin telefon, e-mail sau din aplicațiile Socomec), în special: - Cereri de contact; - Cereri de oferte; - Furnizarea de asistență tehnică etc., inclusiv de pe site-ul web |
Executarea măsurilor precontractuale sau interesul nostru legitim de a răspunde la solicitări |
| Gestionarea comenzilor, a livrărilor și a serviciului post-vânzare | Executarea unui contract |
| Gestionarea garanțiilor comerciale și legale | Executarea unui contract/obligație legală în funcție de garanția în cauză |
| Gestionarea eventualelor proceduri precontencioase și litigii (inclusiv încasarea datoriilor restante) | Interesul legitim/Executarea unui contract |
| Gestionarea obligațiilor contabile și fiscale | Obligație legală |
|
Gestionarea cunoștințelor clienților existenți/potențialilor clienți și analiza ulterioară, inclusiv: - Evaluare; - Evaluarea solvabilității financiare și crearea unui profil; - Sondaje privind gradul de satisfacție; - Sondaje de calitate |
Executarea unui contract/interesul legitim |
Prelucrare legată de dezvoltarea afacerilor/activități de prospectare:
| Scopul prelucrării | Temeiul juridic |
|---|---|
|
Prospectarea prin mijloace electronice, inclusiv pentru bunuri și servicii similare, cum ar fi: - Trimiterea de e-mailuri de tip buletin informativ; - Trimiterea de comunicări comerciale |
Consimțământ/interes legitim de a comunica cu potențialii clienți/clienții existenți, după caz |
| Prospectarea prin poștă (de ex., trimiterea de cataloage) | |
| Gestionarea listei de opoziție | Obligație legală |
|
Organizarea/participarea la evenimente de dezvoltare a bazei de clienți și de fidelizare a clienților: - Evenimente digitale (de ex., webinarii); - Evenimente fizice (de ex., vizite de fabrică, târguri, DemoVan, competiții etc.) |
Interes legitim |
| Furnizarea de instrumente legate de produsele Socomec (de ex., selectoare, configuratoare, cataloage etc.) | Executarea unui contract/interesul legitim |
Alte prelucrări legate de gestionarea site-ului nostru web și a rețelelor sociale:
| Scopul prelucrării | Temeiul juridic |
|---|---|
| Gestionarea reputației noastre în mediul online | Interes legitim |
| Administrarea site-ului nostru web și securitatea acestuia | Executarea unui contract/interesul legitim |
| Stabilirea statisticilor de utilizare | |
| Gestionarea conturilor de utilizator | |
| Gestionarea conturilor de pe rețelele sociale | Interes legitim |
| Gestionarea interacțiunilor cu persoanele care intră în contact cu conturile Socomec |
Ne puteți contacta la adresa menționată mai jos pentru orice clarificare cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Dorim să vă atragem atenția asupra faptului că anumite operațiuni de prelucrare, în special cele legate de cunoștințele clienților și prospectare, duc la crearea de profiluri ale tipurilor de clienți ai noștri („profilare”) prin analizarea preferințelor dumneavoastră, în special pentru a vă putea trimite comunicări personalizate.
Mai mult, vă aducem la cunoștință faptul că datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate, de asemenea, ca urmare a unor noi obligații (în special obligații legale) sau pentru a apăra interesele Socomec sau ale unei terțe părți. Vă vom informa în cazul unei noi prelucrări pe aceste baze.
3.2. Categorii de date cu caracter personal
În cadrul relației noastre, Socomec este obligată să prelucreze, în special, următoarele categorii de date, în funcție de tipul de prelucrare care este efectiv efectuată pe datele dumneavoastră:
| Date de identificare | Nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă poștală |
|---|---|
| Date profesionale | Poziția ocupată, numele companiei, datele contului LinkedIn, numărul SIREN |
| Date comerciale | Informații referitoare la solicitări (contact, documentație etc.), achiziții de produse/servicii realizate, cantitate/sumă/data comenzilor și facturile aferente, adresa de livrare, istoricul achizițiilor și eventualele returnări, toate corespondențele și/sau schimburile de mesaje cu clientul existent/potențialul client, inclusiv serviciul post-vânzare sau pe rețelele de socializare (inclusiv datele făcute accesibile de acestea din urmă, mesaje schimbate sau publicări) |
| Date de plată | Plăți efectuate, termenele și condițiile lor, detalii bancare, numere de cecuri și numere CB (inclusiv validitatea cardului și criptograma) |
| Date de conectare, legate de activitate și comportament | Site-uri vizitate, adresă IP, jurnale, identificatori, date și ore de conectare/deconectare, locație, date colectate de modulele cookie plasate. |
Colectăm aceste informații direct de la dumneavoastră, de la angajatorul dumneavoastră, de la partenerii noștri de afaceri, de la distribuitorii sau filialele noastre și de la clienții bazelor de date, în funcție de scop.
4. Cât timp vor fi păstrate datele dumneavoastră cu caracter personal?
Os dados pessoais que recolhemos são tratados apenas durante o período necessário para os efeitos pelos quais foram recolhidos, tendo em conta os períodos de limitação aplicáveis e o princípio da proporcionalidade.
- Datele cu caracter personal pe care le colectăm sunt prelucrate și păstrate nu mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, ținând cont de termenele de prescripție aplicabile și de principiul proporționalității.
- În ceea ce privește datele referitoare la gestionarea clienților: datele cu caracter personal referitoare la clienți nu sunt păstrate mai mult decât perioada strict necesară pentru gestionarea relației comerciale, extinsă prin arhivarea temporară pentru o perioadă legală.
- În ceea ce privește datele referitoare la gestionarea potențialilor clienți: datele clienților utilizate în scopuri de prospectare comercială pot fi păstrate pentru o perioadă de 3 ani după sfârșitul relației comerciale. Datele cu caracter personal referitoare la un potențial client care nu este client existent pot fi păstrate pentru o perioadă de 3 ani de la data colectării sau a ultimului contact făcut de potențialul client.
- La sfârșitul acestei perioade de 3 ani, Socomec poate contacta din nou persoana în cauză pentru a afla dacă aceasta dorește să primească în continuare comunicări comerciale. În absența unui răspuns pozitiv și explicit din partea persoanei respective, datele sale vor fi șterse sau arhivate în conformitate cu dispozițiile în vigoare.
Pentru mai multe informații despre perioadele de păstrare pe care le aplicăm, ne puteți contacta la adresa de mai jos.
5. Cui sunt dezvăluite datele dumneavoastră cu caracter personal?
Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt transmise departamentelor noastre interne implicate în scopurile menționate mai sus, în special către departamentul de vânzări și managementul schimbărilor, marketing și comunicare, IT, juridic sau financiar-contabil.
De asemenea, sunt comunicate următorilor destinatari, ținând cont strict de scopurile urmărite:
- Partenerii și distribuitorii noștri comerciali, inclusiv filialele noastre;
- Furnizorii noștri de servicii (în special pentru IT, marketing și comunicare, inclusiv software);
- Consilierii noștri (în domeniul legal sau alte domenii);
- Autoritățile competente în caz de încălcare și/sau litigiu.
Vă rugăm să rețineți că atunci când folosim subcontractanți în sensul Reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal, aceștia sunt obligați să asigure securitatea și confidențialitatea datelor cu caracter personal furnizate acestora și trebuie să utilizeze aceste date numai pe baza instrucțiunilor noastre și în conformitate cu acordul de prelucrare a datelor pe care l-au încheiat cu noi.
6. Cum protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
Ne-am angajat să asigurăm confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal.
În conformitate cu Articolul 32 din GDPR, ne străduim să implementăm toate tehnicile necesare și adecvate, precum și măsuri logice și organizaționale pentru a asigura nivelul de securitate cel mai potrivit pentru riscurile implicate în prelucrarea acestor date cu caracter personal.
De asemenea, am pus în aplicare mijloace pentru a preveni, pe cât posibil, orice pierdere, distrugere accidentală, modificare și acces neautorizat la aceste date cu caracter personal.
Aceste măsuri includ stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal într-un mediu de operare sigur, accesibil numai persoanelor autorizate care trebuie să respecte confidențialitatea datelor dumneavoastră.
7. Este posibil ca datele dumneavoastră să fie transferate în afara Uniunii Europene?
Da – unii dintre subcontractanții noștri sunt situați în afara Uniunii Europene, iar unele dintre instrumentele noastre pot fi accesate de către angajații Grupului Socomec, care sunt localizați, de asemenea, în afara Uniunii Europene (în special în SUA, America Latină sau Asia).
În acest caz, și pentru a garanta un nivel suficient de protecție pentru datele dumneavoastră cu caracter personal, punem la dispoziție instrumente pentru a asigura aceste transferuri.
8. Politica noastră se va schimba în viitor?
Da – ne rezervăm dreptul de a ne schimba politica de confidențialitate în orice moment, în conformitate cu Reglementările aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.
Orice modificări se aplică imediat și vor fi indicate la începutul politicii de confidențialitate cu data de intrare în vigoare relevantă.
Vă invităm să consultați în mod regulat cea mai recentă versiune în vigoare, care poate fi accesată din subsolul site-ului nostru web: www.socomec.ro.
9. Ce drepturi aveți?
În conformitate cu legea aplicabilă, aveți următoarele drepturi, în funcție de operațiunea de prelucrare în cauză:
9.1. Dreptul la informare, acces și portabilitate
Aveți dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de noi și de a ști de ce prelucrăm datele dumneavoastră, de unde le preluăm și cine le primește.
Vă vom oferi informațiile solicitate, în scris sau electronic, într-un termen rezonabil și cel târziu într-o lună, cu condiția ca solicitarea dumneavoastră să nu fie exagerată.
De asemenea, aveți dreptul de a obține o copie a datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră. Dacă ați trimis cererea în format electronic și nu solicitați o altă metodă de comunicare, aceste informații vă vor fi furnizate în format electronic.
9.2. Dreptul de rectificare
Puteți solicita în orice moment ca datele dumneavoastră cu caracter personal să fie actualizate, corectate și/sau completate.
În funcție de circumstanțe, este posibil să puteți, de asemenea, să rectificați chiar dumneavoastră aceste informații.
9.3. Dreptul la ștergere
Aveți dreptul de a obține ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal din motive legitime. Cu toate acestea, sunteți informat că, datorită naturii anumitor operațiuni de prelucrare și, în special, a bazei lor legale (de ex., îndeplinirea unei obligații legale), vom putea șterge datele dumneavoastră cu caracter personal numai după expirarea obligației legale de păstrare și/sau a termenelor de prescripție aplicabile.
9.4. Dreptul de a limita prelucrarea
Puteți solicita să suspendăm temporar utilizarea unor date cu caracter personal ale dumneavoastră, în special dacă contestați exactitatea tuturor sau a unei părți a datelor.
9.5. Dreptul la opoziție
Puteți să vă opuneți prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv profilarea pe baza acestor prevederi. Prelucrarea trebuie să înceteze, cu excepția cazului în care este necesară, de exemplu, pentru a respecta legislația socială și fiscală, pentru a apăra interesele noastre sau cele ale unui terț sau pentru a înainta, exercita sau apăra revendicări legale.
9.6. Dreptul de retragere a consimțământului
Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, cu condiția ca noi să vă fi solicitat anterior consimțământul pentru prelucrarea în cauză.
Confirmați și acceptați faptul că retragerea unui astfel de consimțământ nu afectează legitimitatea prelucrării care a fost efectuată pe baza consimțământului pe care l-ați dat înainte de retragere.
9.7. Dreptul la informare în caz de încălcare a securității datelor
În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal în cadrul Socomec, vă vom oferi informații în legătură cu o astfel de încălcare, dacă este probabil să pună în pericol drepturile și libertățile dumneavoastră.
Confirmați și acceptați faptul că o astfel de comunicare nu este necesară atunci când Socomec a implementat măsuri adecvate pentru a reduce sau a elimina riscul ridicat de încălcare a drepturilor și a libertăților dumneavoastră.
9.8. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere
De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL - Comisia Națională pentru Informatică și Libertăți din Franța) cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, în special de pe site-ul său www.cnil.fr.
10. Cum ne puteți contacta?
Dacă aveți întrebări cu privire la această politică de confidențialitate sau la orice solicitare referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal (inclusiv exercitarea drepturilor dumneavoastră), puteți contacta Responsabilul nostru cu protecția datelor (DPO):
- Prin poștă la următoarea adresă: EDOS STRASBOURG, În atenția responsabilului cu protecția datelor (DPO) din cadrul SOCOMEC, 10, rue Flora Tristan 67200 STRASBOURG (Franța)
- Prin e-mail la următoarea adresă: dataprivacy@socomec.com
Dacă doriți să vă exercitați drepturile, vă recomandăm să ne furnizați orice informații care vă vor permite să vă dovediți identitatea (de ex., numărul dumneavoastră de client împreună cu identitatea și adresa dumneavoastră sau chiar o carte de identitate). Dacă avem îndoieli cu privire la identitatea dumneavoastră, vă putem solicita să ne furnizați alte informații care să ne permită să vă verificăm identitatea (carte de identitate națională, pașaport, permis de conducere etc.), pentru a evita comunicarea datelor dumneavoastră altor persoane decât dumneavoastră. Aceste informații vor fi șterse după finalizarea verificării.